Over de Stichting Vakantiespelen

In 1964 startte het Streekcentrum Binnenwijzend in Westwoud de eerste vakantiespelen voor kinderen van groep 4 t/m 8 van de basisschool. De spelen verplaatsten zich in 1967 naar het bos waar deze nu nog plaatsvinden: het Dijkgatbos in de Wieringermeer. De organisatie heeft zich in 1974, begeleid door de Regionale Stichting Jeugd- en Jongerenwerk in Hoorn, in de persoon van Jaap Gorter, omgezet in een werkgroep. Uiteindelijk werd in 1980 besloten de spelen onder te brengen in een stichting, de Stichting Vakantiespelen en is weer later de werkgroep statutair tot bestuur omgevormd. In 2003 heeft de stichting dus voor de veertigste keer de vakantiespelen georganiseerd. Een mijlpaal die gevierd is met het openen van een vaste accommodatie voor de vrijwilligers op groepskampeerterrein de Snippenweide die tijdens de spelweken wordt omgedoopt tot de ‘Heksenkring’.

Oorspronkelijk werd de vakantiespelen opgezet als activiteit in de zomervakantie voor de kinderen van de agrariërs in Westfriesland. Door de drukke werkzaamheden van de boeren juíst in de periode waarin hun kinderen vakantie hadden gingen deze kinderen vaak niet op vakantie. De Vakantiespelen bood een ideaal en betaalbaar alternatief voor deze kinderen. Al gauw groeiden de vakantiespelen uit tot de ideale vakantie voor de kinderen van agrariërs of een alternatieve vakantie voor kinderen waarvan de ouders niet ieder jaar een vakantie konden veroorloven.

Gestaag groeide het wervingsgebied van de Vakantiespelen en konden steeds meer kinderen uit steeds meer gemeenten meedoen aan de spelen. Niet meer alleen de kinderen van de agrariërs, maar voor alle kinderen in de groepen 3 t/m 8 van de basisschool blijkt de Vakantiespelen een geweldige activiteit te bieden. Inmiddels zijn de vakantiespelen uitgegroeid tot een activiteit waar jaarlijks 1300 tot 1500 kinderen uit West-Friesland en de Wieringermeer, in totaal 11 gemeenten, van ongeveer 75 scholen, reikhalzend naar uitkijken.

Bestuur en organisatie

Het organiseren van de vier weken vakantiespelen gaat niet zomaar. Hiermee is een bestuur van zo’n 11 mensen het hele jaar bezig. Daarbij worden ze geholpen door een aantal kleinere groepjes die zorgen voor bijvoorbeeld voldoende materiaal in het bos, het bedenken van nog leukere activiteiten voor de kinderen, het opbouwen van het kampement voor de leiding of het werven van extra inkomsten die we in nieuw spelmateriaal kunnen steken.

Dagelijks Bestuur

Het Dagelijks Bestuur (DB), bestaande uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester, heeft als taak om zorg te dragen voor de voorbereiding van de bestuursvergaderingen en het opstellen van de agenda hiervan. Ook draagt het DB zorg voor de spreiding van de speerpunten per jaar over de agenda's en neemt het DB de taken van het bestuur waar als dit niet bijeen is, of kan zijn. Hiertoe komt het DB enkele malen per jaar bijeen.

Naast de voorbereiding van de bestuursvergaderingen heeft het DB een beslissende stem bij beslissingen ingeval het bestuur niet bijeen kan komen en een spoedige beslissing gewenst is, bijvoorbeeld ingeval van een noodsituatie tijdens de spelweken.

Voorzitter
De voorzitter zit de vergaderingen van het DB en bestuur voor. De voorzitter houdt tevens een overzicht op de draaiboeken van de verschillende werkgroepen en houdt de planning in de gaten.
De voorzitter schrijft namens het bestuur een stuk in "de Dijkgatskost", het informatiekrantje voor de vrijwilligers, die vier keer per jaar verschijnt. Daarmee wordt relevant nieuws uit het bestuur aan de vrijwilligers gecommuniceerd.

Secretaris
De specifieke verantwoordelijkheden van de secretaris zijn de correspondentie van huishoudelijke en dagelijkse aard en de deelnemersadministratie van de stichting. De administratie wordt in overleg met de secretaris uitgevoerd door een of meerdere kantoorkracht(en).

Penningmeester
De penningmeester is verantwoordelijk voor het financiële beleid van de stichting en is verantwoordelijk voor de boekhouding. Jaarlijks stelt de penningmeester de begroting op en is hij verantwoordelijk voor de begrotingen van de verschillende werkgroepen.
Tevens wordt jaarlijks een financieel jaarverslag opgesteld.

Het dagelijks bestuur van de stichting bestaat op dit moment uit de volgende mensen:

   Ruben Chatlein (secretaris)
   Bert Groot (voorzitter)
   Danny Ligthart (penningmeester)

Samen met het bovengenoemd dagelijks bestuur vormen onderstaande mensen het bestuur:

   Zita Koenis
   Marjet Janine Koole
   Lisette Sterk
   Donna Verdonk
   Thijs Vlaar
   Rob Wildschut

Het kantoor van de stichting is in Hoorn. Hier komt het bestuur een keer in de drie weken samen om te vergaderen. Ook vindt op het kantoor de centrale administratie plaats, worden de deelnameformulieren van zowel de deelnemende kinderen als de deelnemende leiding verwerkt, de bussen en de groepen ingedeeld en de website beheerd.

Werkgroepen

Zoals gezegd wordt het bestuur bij het organiseren van de spelen geholpen door een aantal kleinere groepjes, de zogenaamde werkgroepen. Deze werkgroepen bestaan uit mensen uit het bestuur, maar ook uit andere vrijwilligers.
Zo is er een werkgroep welke ervoor zorgt dat ieder jaar de folders met een opgaveformulier op school worden bezorgd en nieuwe activiteiten bedenkt voor in het bos, zoals vorig jaar het springkussen, de knutseltent en de enorme voetballen! Maar dit groepje zorgt ook dat er iedere week weer voldoende leiding is en maakt daarom ook reclame om leiding te worden bij de vakantiespelen.
Daarnaast is er een werkgroep welke ieder jaar een hele lange lijst met boodschappen doet en ervoor zorgt dat al het materiaal in het bos is en dat er ook voldoende van is. Zij regelt dat het materiaalbusje in het bos kan rijden en zorgt dat het materiaal dat nodig is voor de nieuwe ideeën van andere groepen aangeschaft wordt.
Verder zijn er aparte werkgroepjes die bijvoorbeeld zorgen voor de verkleedkleren, de accommodatie en voor het zoeken naar mogelijkheden om extra geld voor de Vakantiespelen te vinden, waardoor de vakantiespelen nog leuker kunnen worden.

De bestaande en draaiende werkgroepen op dit moment zijn:

   Administratie
   Grootmateriaal
   ExpeR
   Materiaal
   PR
   Verkleedkleren

Administratie

Veel van de noodzakelijke communicatie verloopt via het kantoor van de stichting. Mail, post, telefoontjes en faxen, deze komen aanvankelijk bij de administratie binnen en worden van daaruit op het juiste spoor gezet. Maar ook de leiding- en kinderdeelname-opgaven worden door de administratie verwerkt. De leiding wordt a.h.v de deelnameadministratie, in samenspraak met overige stafleden, tijdens de week door de coördinatie ingedeeld. De kinderen daarentegen worden door de administratie per week in kleurgroepen, bussen en busrouten ingedeeld. De hiervoor benodigde gegevens komen via de deelnameformulieren binnen welke in het vroege voorjaar al worden verspreid. Ook dit laatste bereidt de administratie, veelal kortweg ‘kantoor’ genoemd, voor. De gehele indeling wordt zo voor de zomervakantie afgerond zodat de deelnamekaarten via de scholen bij de kinderen terechtkomen.

Met ingang van 2004 is ook de administratie van ExpeR grotendeels voor rekening van kantoor gekomen. Natuurlijk is deze niet van gelijke omvang aan die van de vier spelweken, maar eist desalniettemin toch de nodige aandacht en tijd.

De financiële administratie wordt deels door kantoor gedraaid. T.b.v de boekhouding wordt een betalingscontrole uitgevoerd waarbij alle afzonderlijke binnengekomen betalingen gekoppeld worden aan de afzonderlijke deelnamen.

De taken en functies van de administratie laten zich vergelijken met reguliere administratieve werkzaamheden, toch wordt er gedraaid met beperkende middelen en veel vrijwillige uren - net als deze site wordt ook het computersysteem door vrijwilligers, waaronder die van kantoor, zelf ontwikkeld en onderhouden. Desondanks moet geprobeerd worden de deelname-administratie uiteindelijk zo inzichtelijk mogelijk over te dragen aan de vier verschillende administratieve teams in de spelweken.

De kantoorkracht werkt op vrijwillige basis en is daarom op verschillende uren verdeeld over de week aanwezig. Omwille van de bereikbaarheid is er een vaste dag waarop de administratie bezet is en thans is dat de woensdag. Door diverse vrijwilligers bijgesprongen, is Rob Wildschut op dit moment de ‘vaste’ kantoorkracht.

Natuurlijk worden telefoontjes en mail met graagte beantwoord, maar de ervaring leert dat op de site, eventueel als laatst mogelijk op de VGV-pagina, veel van de gevraagde informatie is terug te vinden. Mochten vragen onbeantwoord blijven, dan zijn op de contactpagina de wegen naar de administratie te vinden.

ExpeR

De ExpeR-werkgroep is in 2004 bijeengekomen om een week op te zetten voor jongere jongeren. Enige jaren eerder werd al eens een z.g.n “tienerweek” georganiseerd, maar de drukte rondom de organisatie v.d spelweken en de ‘huisvesting’ van de vrijwilligers slokte vervolgens te veel energie op om deze voort te blijven zetten. Bij de kampvuren kwamen de ideeën ieder jaar weer naar boven en uiteindelijk zagen enkele vrijwilligers hun kans schoon om in enkele maanden tijd een geheel nieuwe week uit de grond te stampen. ExpeR 2004 werd een indrukwekkende eerste week voor deelnemers en leiding en ExpeR 2008 staat inmiddels alweer in de grondverf.

Het organiseren van een week ExpeR is van een andere orde dan de leiding gewoonlijk gewend is van een week vakantiespelen. Tijdens de week is er weinig tot geen ruimte meer tot voorbereiding. De hele week moet bij aanvang kant en klaar zijn; leiding en deelnemers trekken immers van maandag t/m vrijdag het bos in. Veelal tot op het detail is het programma uitgewerkt, toch moet voldoende flexibiliteit bestaan om het programma op de ontwikkeling van omstandigheden aan te kunnen laten sluiten.

Het programma van ExpeR is inhoudelijk geschoeid op een “bushcraft-achtige” leest. ’t Is niet de bedoeling deelnemers in een survivalavontuur te storten, maar wel om enkele essentiële activiteiten te kunnen meemaken waarbij respect voor de leefomgeving, samenwerking en gewoon heel veel plezier hebben als een boom blijven staan.

Werkgroepsleden voor ExpeR dit jaar zijn:

   Dennis Bellis
   Lisette Sterk
   Udo van Wijk
   Rob Wildschut

T.b.v de communicatie tussen deelnemers en de organisatie onderhoudt de werkgroep een eigen site.

De werkgroep is te bereiken middels het eigen mailadres of via de algemene weg.

Grootmateriaal

In de loop van de tijd heeft de stichting een aanzienlijk aantal grote en kostbare spullen verzameld, verkregen of aangeschaft. Onderhoud en vervanging van bijvoorbeeld de materiaalcontainer, het springkussen, de bolderkarren, regen- en slaaptenten, de verrijdbare keten, de aanhanger et cetera, valt onder verantwoordelijkheid van deze werkgroep. Onderhoud spreekt voor zichzelf, maar vervanging van grootmateriaal vergt de nodige aandacht. Veel is middels een materiële of financiële gift verkregen en voor vervanging is dus niet zondermeer de portomonnee te trekken. Het bedenken en bewaken van een strategie ter vervanging, behoort ook tot de taak van deze werkgroep.

De werkgroep grootmateriaal bestaat uit:

   Erwin de Boer
   Carel van der Hoek
   Karl-Heinz Ruhl
   Klaas-Jan Spelt
   Rob Wildschut

Contact met de werkgroep grootmateriaal kan opgenomen worden middels het algemene adres dat is gegeven op de pagina contact.

Materiaal

De materiaalgroep is verantwoordelijk voor het aankopen en beheren van alle materialen die voor, tijdens en na de spelweken worden gebruikt ten behoeve van de Vakantiespelen. Hierbij moet gedacht worden aan spelmateriaal voor de kinderen, knutselmateriaal, teken- en schrijfmateriaal, maar ook bijvoorbeeld gereedschap dat nodig is tijdens de opbouw en de afbraak van het kamp waar de leiding overnacht, fietsen en de bus die door het bos rijdt om het materiaal naar de groepen in het bos te brengen.

De materiaalgroep komt na de spelweken bij elkaar om het afgelopen jaar te evalueren en het materiaal te inventariseren. Er wordt dan gekeken welk materiaal er dat jaar vervangen moet worden of bij moet komen. Naar aanleiding daarvan wordt een actielijst gemaakt. Daarna komt de groep ongeveer maandelijks bij elkaar om de vorderingen te rapporteren, eventuele nieuwe ideeën aan te dragen en/of bestaande plannen te bespreken of te wijzigen.

Omdat de Stichting Vakantiespelen een non-profit organisatie is heeft ook de materiaalgroep maar een klein budget om mee te werken. Ze zijn daardoor ook afhankelijk van bedrijven die bereidt zijn materiaal te schenken of met korting aan te bieden. Op die manier kunnen er meer verschillende soorten materiaal aangeschaft worden en een gevarieerd programma opgesteld worden voor de kinderen.

De materiaalgroep bestaat uit:

   Debbie Jonker
   Mijke Groen
   Harm Vlaar

Contact met de werkgroep materiaal kan opgenomen worden middels het eigen mailadres of het algemene adres dat is gegeven op de pagina contact.

PR

De PR-groep is verantwoordelijk voor meerdere zaken. Ten eerste het werven van vrijwilligers die tijdens de spelweken de kinderen in het bos begeleiden. Ook houden zij zich bezig met het activiteitenaanbod voor de kinderen tijdens de spelweken. Tevens wordt gedurende het jaar op allerlei manieren contact gehouden met de vrijwilligers. Dit om hen op de hoogte te houden van de ontwikkelingen binnen de Stichting Vakantiespelen en om het enthousiasme bij de vrijwilligers vast te houden. Hierbij kan gedacht worden aan activiteiten als het driemaal per jaar versturen van een informatie krantje genaamd ‘Dijkgatskost’, en jaarlijks terugkerende bijeenkomsten zoals een nieuwjaarsbijeenkomst en een reünie na de spelweken voor alle vrijwilligers.

Om voldoende vrijwilligers te werven (er zijn er jaarlijks ongeveer 200 nodig) worden posters verspreid op hogescholen, popfestivals, jongerencentra en andere plekken waar de doelgroep te vinden is. Tevens wordt er geworven onder jongeren die als kind hebben deelgenomen aan de spelweken en worden in de meeste dorpskranten in het wervingsgebied oproepen gedaan voor vrijwilligers.

Voor de stichting Vakantiespelen is het erg belangrijk naamsbekendheid te krijgen. Om dit te bereiken wordt er tijdens de spelweken merchandising zoals T-shirts, sleutelhangers en aanstekers met een opdruk van de Vakantiespelen verkocht aan de vrijwilligers. Met de opbrengst die ontstaat uit de verkoop van merchandising worden de overige werving activiteiten gefinancierd, zodat het groepje nagenoeg budgetneutraal kan opereren.

Een aantal jaar geleden zijn de activiteiten van het groepje uitgebreid en is deze werkgroep zich meer gaan richten op de kinderen. Te denken valt aan een jaarlijks wisselende activiteit die ingepast wordt in de reeds bestaande bezigheden tijdens de spelweken. Een voorbeeld hiervan is de ‘knutseltent’ die sinds enkele jaren in het bos te vinden is.

De plannen voor de toekomst zijn vooral het gedeelte van de kinderen meer invulling geven en bestaande activiteiten uitbreiden en optimaliseren.

De PR-werkgoep wordt door de volgende mensen gedraaid:

   Monique Bakker
   Rianne vd Knaap
   Romy Loos
   Lisette Sterk  
   Annelies Vlaar

Verkleedkleren

De verkleedklerengroep zorgt ervoor dat de begeleiding zich tijdens de spelweken kan verkleden met allerlei gekke, leuke of echt lijkende kleding. Hiermee kunnen zij bijvoorbeeld het weekthema, het nachtspel, het adventure en andere rolletjes vormgeven. Tevens wordt er gezorgd voor de accessoires, de schmink en make-up om het resultaat uiteindelijk helemaal af te maken.

De verkleedklerengroep verzamelt gedurende het hele jaar kleding. Daarbij zoeken zij de huidige verzameling kledingstukken uit om te inventariseren wat er kan blijven, wat er herstelt dient te worden en wat er ontbreekt. Er wordt gewerkt met een klein budget. Met dit budget kunnen de ontbrekende stukken worden aangevuld. Tevens worden er elk jaar diverse (rommel-)markten afgelopen en ogen en oren worden open gehouden om via nieuwe wegen aan verrassende kleding te komen.

De volgende mensen houden zich bezig met de verkleedkleren:

   Lianne Haakma
   Nicole van 't Hof
   Marjet Koole
   Romy Loos
   Sanne Roemer

De werkgroep is bereikbaar op het het eigen mailadres of het algemene adres dat is gegeven op de pagina contact.

Aan een beschrijving van de werkzaamheden, taken en doelen van de overige werkgroepen wordt gewerkt.